市町村合併を控えて、当時の町長から幹部職員の研修依頼を受け「幹部職員研修」を半年間６回行いました。この研修の第1回に於いて「樽式問題点解決法」を学び、問題点の抽出を行いました。そして第2回の研修で、１チーム６人でその問題点を解消するための「仕組み作り」を行いました。そして第3回の研修で、各チームが作成した「仕組み」を発表しました。
そこで１チームが「一人で担当している業務の幅が広すぎる。他業務について問い合わせがあった場合に、対応しきれていない。」この問題点を解消するために「業務適正化管理システム」を作成しました。その「目的」は「業務の平均化と効率化を図る」でした。短時間での作成であったことから、修正すべき点は多々ありますが、一つの形には整いました。
それが次の通りです。
業務適正化管理システム
この研修の参加者３人の方の研修レポートを紹介します。この研修レポートから「行政の仕組みの完成度」が、垣間見えるのではないでしょうか。ご覧下さい。
一人目の方の研修レポートです。
「ISOの考え方は、利益を追求する一般企業の考え方と思っていましたが、公務員である我々の方が、この考え方をしていかなければならないことが分かり、その点が第一に大きな収穫でした。そう考えれば、業務の一つ一つについてプロセスアプローチをすべきだということは、おのずと分かって来ました。
今の段階では、問題と感じていても、それがどの段階から発生するのか？どこをどのように改善していけばよいのか？分からないまま、問題を持ち越しています。もっと言えば、問題があっても、それを問題として捉えていないかもしれません。この研修を受けていく中で、毎日同じように仕事をしていくことが恐ろしくなりました。
まだまだ今までの研修内容を十分理解しているとは言えませんし、これは大変なことだ！と思っても、早速業務の標準化に取り組んでいけるわけでもありませんが、この研修をきっかけに、普段からフローチャートの考え方で、自分の業務を考えてみるようにしたいと思います。職員の中で、こういった考え方で仕事が出来たら、本当に良い役場になって行くと思いました。」
二人目の方の研修レポートです。
「仕事をする上で作業の手順書のようなものがないため、曖昧になったりすることや、忘れること、不備な点があることなど、見落としがちなことが、起きやすくなっているのが現状です。
仕事の業務内容ごとに、細かな作業手順書が整備して置くと、とても役に立つと思います。それは自分だけで考えるのではなく、係内の話し合いも大切ですし、経験者( 前任者 ) の意見も必要になって来ると思います。
もう一つ、業務に関してプロセス表を作れば、より良い仕事ができ、効率も上がると思います。」
続く
