各プロセス表を作成する迄には、どうすればよいか？四苦八苦しました。この「プロセス表」を作成する前段階として、「フロー図」を作成することを思い付きました。
この「フロー図」を作成することで、「プロセス表」の作成はスムーズに行きました。何故なら、この「フロー図」を作成することで、作り上げようとする「プロセス表」の全体のイメージが出来上がったからです。
この仕組み作りで用いられるのは、システム全体の流れを表す「システムフロー図」と手順の流れを示す「業務フロー図」が一般的ですが、両者は枠組みの大きさが違うだけで、基本的には同じ意味のものです。この仕組み作りに於いては、「フロー図」の利用方法は、大きく分けて2種類あります。
一つは、「仕組みの流れを大よそ把握するために、基本の流れを追うことを趣旨とする「システムフロー」としての使い方です。もう一つは、手順書の流れを分かりやすく説明するための「業務フロー図」です。
途中で手順が条件により、分岐するような複雑な流れなどの場合、文書だけではわからないため、文書末に参考とをしてフロー図を付けることがあります。
この2つの利用の仕方は、それぞれ違いますが、同じ「フロー図」という表現ですので、誤解しないように注意しなければなりません。
この「仕組み作り」の流れは次の通りです。
① システムフローの検討
システム全体の流れは？分岐点はあるのか？誰が
責任者か？必要なものな何か？
② スケジュール作成
担当部門・責任の所在・仕組みの構築の難易
度・仕組みの構築順序など
③ プロセス表の作成
システムの流れの詳細を含め、プロセス表作りの
明確化・当初計画は実行可能かどうかの確認
④ 手順書の作成→業務フロー図作成
手順書の詳細を含め、業務フロー図にして理解し
易くする
⑤ 仕組み全体及び詳細の検証・確認
実際に実行可能か？矛盾はないかの確認をする
続く
