『「前回の会議で配付した資料で説明した通り…」などと話を進めますが、その配付した資料が手元にない人が多いため話がなかなかスムーズに進まない等ということがありませんか？どの企業においても、問題になるのが配付した資料がしっかりと管理されないことです。その最大の理由は配付する側にあります。しっかりと管理して欲しい書類であれば、それを管理するためのファイルを配付し、配付する書類にはパンチをすることです。出来ればファイルにはタイトルと名前を書いて配付するのが一番良いと考えます。当社では研修先の社員に対し「夢を叶える宝物」と書き、社員一人一人の名前を書き配付しております。又、見開きの分には言葉を入れております。研修開始時のファイルには「人生稲の如し 実りの秋を信じて歩む」という私の座右の銘を書いております。２年目の時には「継続は力なり」等、その時の企業の雰囲気に合わせ言葉を選び書いております。このようにして綴るファイルと配付した書類にパンチすることで、配布者の配付責任は十分に果たしたことになります。
今度はそれを受け取る側です。これだけのことをして書類が管理されなければ、それは受け取る側の責任です。なぜ書類を管理しないのか？それは全ての業務に言えることであり、徹底した意識改革等と共に時には、評価の見直しやそれが幾ら注意しても管理出来ない場合や、それが業務に大きく影響する場合は解雇も辞さないほどの強い態度で接することも時には必要です。今、時代は紙による書類配付からパソコンによる電子書類配付に変わりつつありますが、これも基本的には保存する場所の指定等、しっかりとした決めごとをしなければ情報の漏洩等を招き、会社に大きな損失を与えることになりかねません。まずは「配付した書類が管理されない」と言う前に配付する側がその責任をまずしっかりと果たすことが重要です。』
