この問題点の分類作業が終わると、次はこの問題点が、何処の部門で発生しているのか？を明確にしなければなりません。しかしこの問題点は、色々な部門と関係していることが多々あります。それを明確にするために「マトリックス表」を作成します。次の図は事例とした総合病院の「マトリックス表」です。
問題点の分析
この「マトリックス表」を作成するためには、まず「部門にある仕組みの洗い出し」をしなければなりません。この洗い出しで漏れが発生すると、新しい仕組みを作り、後から古い仕組みと新しい仕組みがバッティングし、トラブルを生むことになります。この点をよく注意しなければなりません。
事例とした総合病院でも、仕組みの管理が不備だったことから、既存の仕組み洗い出しに多くの時間を要することになりました。
「問題点・改善点部門別マトリックス一覧表」を作成することで、担当部門が明確になります。そして「仕組み」を構築する上で、必要とする知識が明確になり、作業分担をする上で、有用なデータとなります。
「問題点に基づく調査・分析表⑴」は、問題点に対する既存システムのマトリックス表です。限られた工数と時間の中で仕組み作りをする上で、既存の仕組みを利用するか？新たな仕組みを作るかは大問題です。活かせるので在れば、出来る限りそれを見直し、活かして使う方が有益です。
「問題点に基づく調査・分析表⑵」は、問題点を出来るだけまとめ、問題点の改善策を盛り込むために整理するマトリックス表です。
つまり此処での問題点の分析によって、新たに作成する仕組みと見直しを行う仕組みを明確にして、それを作るには、どの部署の知識が必要であるかを、明確にするためです。
続く
東海北陸道の「ひるがのSA」から「白山」を撮りました。
