第3ステップは「モデル部門の選定」です。「行政管理ソフト」で、問題点の分類・分析をするためには、「モデル部門」を選定し、実行することが一番効率的であると考えます。何故なら「モデル部門」から出て来た、色々な改善課題を、一つ一つ潰して行けば、この「行政管理ソフト」の完成度を上げることが出来るからです。そのためには「モデル部門」の選定は必要不可欠です。
さて、その部門は何処がよいのか？は、今の段階で分かりませんが、職員数1,000人以内がよいと考えます。そして、この「モデル部門」は、単独業務の部門ではなく、幾つかの部門と複合的に関わる部門がよいと考えます。何故なら、幅広く問題点の抽出が望めるからです。
この「モデル部門」は、「行政管理システム」の構築に、前向きに取り組む部門でなければなりません。「行政管理システム」の構築は、古い行政体質を、根底から変えることになりますので、これには「既得権益」などが絡み、大変な軋轢があることは間違いありません。それには、部門長が「絶対に無駄を削除し、財政再建をするのだ！」という、周りの軋轢にも屈しない、強い信念を持った人でなければなりません。そして、その人に実行出来る「権限」を与え、それをしっかりと援助する体制を構築しなければなりません。
もう一つの課題は「どのように問題点を出すのか？出された問題点を、何処で集約するのか？」ということです。問題点は無記名ですが、誰が問題点を出したかが、分かるようでは、本当の問題点は出て来ません。
それを防ぐために、事例とした総合病院では、全職員研修の参加者を6チームに分け、そのチームの配分は、全部門から参加する形にしました。このことで、「誰が問題点を出したのか？」が、明確になるのを防ぐことが出来ました。
今回のモデル部門でも、業務が幾つかに分かれていると思いますので、無記名方式で、行えば、この「誰が出したのか？」という課題は解決できると考えます。
この問題点の分類・分析は、「キーワード」に基づき、「行政管理ソフト」が基本的に行いますが、最終的な分類・分析は、それを行う「管理チーム」を立ち上げ行います。この「管理チーム」が問題点をしっかりと把握し、報告を行うことと、新しい部門への指導も担当することになります。
問題点の分類・分析を行う「行政管理ソフト」の開発は、モデル部門の各種研修が終了し、行政の仕組みの問題点の解消方法が見えてからにと考えております。この「行政管理ソフト開発」については後日改めて投稿させていただきます。
この時点では、ソフトが未完成ですので、モデル部門での問題点の抽出は、100人で1チームとして、事例とした総合病院で行ったように「全職員研修」では「ポストイット」を使用し、行うことを考えています。この件は次回に改めて投稿します。
この「管理チーム」の人選もしなければなりません。「モデル部門」の「管理チーム」の人員は、「30%」(1,000人→300人)が必要です。それ以降は1部門当たり「20%」の人員が必要です。
この「管理チーム」については、81回で詳細に説明します。
続く
