「ソフト開発」で、一番問題になるのが「ソフトを開発しても、年月が経過する内に、このソフトが風化してしまうこと」です。その原因の一つは「ソフトの活用方法と問題が発生しても、その原因を根本的に解消しないこと」にあります。
この「行政管理ソフト」を構築する最大の目的は「行政の業務の統一化」です。それを行うには、常に問題点が多発して来ます。この多発する問題点をどう解消し、プロセス表などの仕組みをどう修正するのか？など多くの課題があります。
事例とした総合病院では、「医療管理システム」を活用して、日々発生した問題点が、直ぐに見直しされる仕組みになっています。そして全職員が、それを見ることが出来るようになっています。
このように、「行政管理システム」の運用に於いても、問題点が発生すれば、如何に早くその問題点を収集し、改善することが出来るかが大きな課題になります。特に組織が大きいだけに、問題点は常に多発することは必然です。この問題点を少しでも放置してしまうと、「行政管理システム」は風化し、使い物にならなくなってしまいます。
そのために、問題点を収集し、分析を行い、改善策を講じる専門の部門が必要になって来ます。この部門が「行政管理システム」の統括管理の責任を担うことになります。
事例とした総合病院では、今も毎月20〜30件の問題点が発生しております。この問題点の発生は決して無くなることはありません。増減はあるにしても、永久に発生し続けます。何故なら、時代は変わり、仕事は人がしますので、当然問題点は発生し続けます。
この問題点をどう収集し、分析し、改善策を講じるか？この問題点の収集と改善策を講じる仕組みも、しっかりと構築しなければなりません。これは「行政管理システム」の維持管理の大きな大きな課題の一つです。
そのためには、国・県・市町村の側も、問題点が発生すれば、滞りなく直ぐに提出する仕組みにしなければなりません。これは中々大変な仕事ですが、時間と共に、問題点は解消されて行くことで、提出される問題点も減少して行きます。
このように「行政管理システム」の維持管理にも、十分配慮しなければなりません。そうしなければ、宝の持ち腐れとなり、財政悪化の一旦担うことにもなりかねません。
続く
