89回に投稿しております「プロセス表」を作成する前段階として、「フロー図」を作成します。
この「フロー図」を作成することで、「プロセス表」の作成はスムーズに行きます。何故なら、この「フロー図」を作成することで、作り上げようとする「プロセス表」の全体のイメージが出来上がるからです。
この仕組み作りで用いられるのは、システム全体の流れを表す「システムフロー図」と手順の流れを示す「業務フロー図」が一般的ですが、両者は枠組みの大きさが違うだけで、基本的には同じ意味のものですが、仕組み作りに於いては「フロー図」の利用は、大きく分けて２種類あります。
一つは「仕組みの流れを大よそ把握するために、基本の流れを追うことを趣旨とする「システムフロー」としての使い方です。もう一つは、手順書の流れを分かりやすく説明するための「業務フロー図」です。
途中で手順が条件により、分岐するような複雑な流れなどの場合は、文章だけでは分からないために、文末に参考としてフロー図を付けることがあります。
この２つの利用の仕方は、其々違いますが、同じ「フロー図」という表現ですので、誤解しないように注意しなければなりません。
この「仕組み作り」の流れは次の通りです。
1. システムフローの検討
システム全体の流れは？分岐点はあるのか？誰が責任者なのか？必要なものなのか？を検証・確認をする。
2. スケジュール作成
担当部門・責任の所在・仕組みの構築の難易度・仕組みの構築順序などを検証・確認をし作成する。
3. プロセス表の作成
システムの流れの詳細を含め、プロセス作りの明細化・当初計画は実行可能か？の検証・確認を行う。
4. 手順書の作成→業務フロー図の作成
手順書の詳細を含め、業務フロー図にして理解し易くする。
5. 仕組み全体及び詳細の検証・確認
実際に実行可能か？矛盾はないか？の検証・確認を行う。
今朝、77歳「喜寿」の誕生日を、無事に迎えることが出来ました。本当にありがたいことです。これからも歳を忘れて、自分に挑戦し続けたいと願っております。
続く
